When I Work est un logiciel de planning du personnel basé dans le cloud, utilisé par plus de 200 000 entreprises dans le monde. Il simplifié la création des plannings, la gestion des pointages et la communication avec les équipes, le tout depuis une application mobile disponible sur iOS et Android.
À partir de 2,50 $ par employé et par mois, c'est l'une des solutions les plus accessibles du marché pour les petites et moyennes équipes. Mais est-elle adaptée aux entreprises françaises ? Notre avis complet pour 2025.
La note de 4.5/5 témoigne d'une excellente expérience utilisateur pour When I Work.Pour qui est When I Work ?
Profil 1 : les responsables de restaurants et cafés qui gèrent des plannings complexes avec des employés en temps partiel, des horaires décalés et des remplacements de dernière minute. When I Work simplifié la communication des plannings et réduit les oublis.
Profil 2 : les gérants de magasins de détail avec plusieurs points de vente qui ont besoin de centraliser la gestion des plannings et de visualiser en temps réel la couverture des équipes par site.
Profil 3 : les managers d'équipes de services à domicile (nettoyage, soins, sécurité) qui organisent des tournées ou des interventions et souhaitent suivre les pointages en temps réel via géolocalisation.
Fonctionnalités en détail
Création de plannings en glisser-déposer
L'interface de planification de When I Work permet de créer des plannings hebdomadaires en glisser-déposer en quelques minutes. Les modèles de plannings récurrents évitent de tout recréer chaque semaine. Les conflits de disponibilité sont signalés automatiquement avant publication.
Pointage mobile et kiosque
Les employés pointent leurs heures directement depuis leur smartphone ou depuis une tablette en mode kiosque installée à l'entrée du lieu de travail. La géolocalisation optionnelle garantit que le pointage est effectué depuis le bon endroit.
Communication d'équipe intégrée
When I Work intègre une messagerie interne permettant aux managers d'envoyer des annonces à toute l'équipe ou à des groupes ciblés. Les notifications push et SMS alertent automatiquement les employés lors de la publication ou modification de leur planning.
Tarifs When I Work
| Plan | Prix | Inclus |
|---|---|---|
| Essentials | 2,50 $/employé/mois | Planning, disponibilités, communication, app mobile |
| Pro | 5,00 $/employé/mois | Essentials + pointage, rapports avancés, intégrations paie |
| Premium | Sur devis | Pro + gestion multi-sites, SSO, support prioritaire |
| Essai gratuit | 14 jours gratuits | Accès complet à toutes les fonctionnalités Pro |
Les tarifs sont calculés par employé actif par mois, facturés annuellement. La facturation mensuelle est disponible à un tarif légèrement supérieur. Un essai gratuit de 14 jours est disponible sans carte bancaire.
